Legalizzazione consolare, Apostille e disbrigo di pratiche consolari

Con il termine di legalizzazione consolare si intende la certificazione ufficiale di atti e documenti finalizzata a confermarne l’autenticità, con valore giuridico internazionale. Ad occuparsi di questa procedura sono generalmente le ambasciate e i consolati.

In sintesi, i documenti emessi e rilasciati all’estero, per poter essere considerati validi sul territorio italiano, devono essere presentati presso gli uffici di rappresentanza diplomatica nella lingua ufficiale del paese a cui fanno riferimento.

Ogni documento deve accompagnato da una traduzione precisa in italiano, certificata come conforme all’originale e quindi legalizzata. Tale procedura di legalizzazione non è richiesta per tutti quei paesi i cui accordi internazionali ne prevedono l’esenzione.

Convenzione dell’Aja e Apostille

I paesi che aderiscono alla Convenzione dell’Aja in merito all’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici esteri, non devono attenersi alla procedura della legalizzazione consolare. Per la validazione dei documenti esteri, viene adottato in questo caso un’altra modalità, detta apposizione della postilla o Apostille.

In pratica, l’Apostille consiste in una certificazione che convalida in ambito internazionale l’autenticità di documenti e atti pubblici, con un particolare riguardo per gli atti notarili.

Questo significa che, in questo caso, per convalidare un documento redatto all’estero non è necessaria la legalizzazione consolare: basta sottoporre tale documento alla Procura o alla Prefettura di riferimento, senza alcun obbligo di passare dagli uffici di rappresentanza diplomatica dei paesi esteri.

Chiunque provenga da un paese che aderisce a tale convenzione, non deve quindi recersi presso ambasciate o consolati, ma direttamente presso le autorità italiane di competenza, al fine di ottenere l’Apostille e convalidare il documento sul territorio nazionale.

Documenti soggetti alla legalizzazione consolare

I documenti che richiedono la legalizzazione consolare sono principalmente i certificati di origine, le fatture per le merci da esportare, gli atti di costituzione delle società estere, la contrattualistica in uso nelle relazioni commerciali e professionali, la documentazione relativa all’esportazione di farmaci, i certificati e i documenti per l’ottenimento di visti consolari sul passaporto.

È molto importante che le traduzioni ufficiali per la legalizzazione consolare siano estremamente precise e rigorosamente conformi a quanto previsto dalla normativa internazionale: affidarsi ad un consulente esperto è la scelta migliore.